Schema

Fliken visar den anställdes schema och syns när schemamodulen är på. Schemat kan läggas upp på två sätt: som ett individuellt Repeterande schema eller genom att koppla en färdig Schemamall. Båda sätten skapar arbetspass som sedan syns i den anställdes kalender. Man kan kombinera flera rader och båda sätten, så länge passen inte överlappar varandra.

Registrera ett repeterande schema

Ett repeterande schema passar när den anställde arbetar samma tider vissa veckodagar, till exempel 08:00–17:00 måndag till fredag. Den översta, tomma raden i tabellen Repeterande schema används för att lägga till ett nytt schema.

1. Från / Till. Ange vilken period schemat gäller. Från föreslås som första dagen i aktuell löneperiod. Till måste fyllas i, annars sparas inget nytt schema. Till-datumet räknas med.
2. Start / Slut. Arbetspassets start- och sluttid, till exempel 08:00 och 17:00. Om sluttiden är tidigare än starttiden slutar passet nästa dag, vilket används för nattpass.
3. Lunch / Start. Rastens längd i minuter och, om man vill, när rasten börjar. Lämnas starttiden tom läggs rasten mitt i passet. Rasten dras av från arbetstiden. Beroende på företagets inställning för raster finns även en kolumn för Fika eller Rast 2.
4. Må–Sö. Bocka i de veckodagar då passet ska gälla.
5. Veckor. Hur ofta passet återkommer. 1 betyder varje vecka, 2 varannan vecka och så vidare. Veckorna räknas från Från-datumet.
6. Ersättning / Debitering. Vilken löneart passet ger. Standard är ordinarie timlön. Om företaget har debiteringar kan passet även kopplas till en debitering eller ett projekt.
7. Typ. Visas om arbetspasstyper finns upplagda. Välj typ vid behov.

Klicka på Spara. Arbetspassen skapas då för perioden. Pass skapas inte på helgdagar och aftnar (om inte anställningstypen har lätthelger), inte på klämdagar och inte där den anställde redan har ett pass vid samma tid.

Behöver den anställde olika tider olika dagar, till exempel kortare pass på fredagar, läggs en rad per variant. Ett varannan-vecka-schema görs med två rader med Veckor = 2, där den andra raden börjar en vecka senare.

Sparade rader visas under den nya raden och kan ändras direkt i tabellen. När man ändrar en rad och sparar skapas passen om. Pass som ingår i en fastställd lönekörning, har registrerad frånvaro eller har stämplingar ändras inte. Krysset i kolumnen Ta bort tar bort raden och dess pass. Krysset visas bara så länge inget av passen är låst på det sättet. Vill man avsluta ett schema som redan använts ändrar man i stället Till-datumet.

Koppla en schemamall

En schemamall är ett färdigt schema som kan återanvändas för flera anställda, till exempel ett treskift eller ett rullande schema över flera veckor. Mallarna skapas under Inställningar, eller via länken Schemamallar » längst ner på fliken. Avsnittet Schemamallar på fliken visas först när det finns minst en mall. Mallar som hör till en organisation visas bara för användare med behörighet till den.

Gör så här för att koppla en mall till den anställde:

1. Fyll i Från och Till på den tomma raden under Schemamallar. Båda måste fyllas i. Till-datumet räknas med.
2. Välj mall i listan Schema.
3. Välj Startvecka, det vill säga vilken vecka i mallen den anställde ska börja på från Från-datumet. För en mall på en vecka är det alltid vecka 1. Har mallen till exempel fyra veckor och den anställde ska börja på vecka 3 väljer du 3. Startveckan kan inte vara större än antalet veckor i mallen.
4. Klicka på Spara.

Arbetspassen skapas enligt mallen för hela perioden. Mallen upprepas från början när den sista veckan är slut. Pass skapas inte på helgdagar, aftnar och klämdagar, och inte där den anställde redan har ett pass vid samma tid. Två kopplingar för samma anställd får inte överlappa i tid, då visas meddelandet Överlappande scheman. Vill man byta mall avslutar man den gamla kopplingen och lägger en ny som börjar dagen efter.

För en befintlig koppling kan Till-datumet ändras. Flyttas datumet framåt skapas pass för de nya dagarna. Flyttas det bakåt tas passen efter det nya datumet bort. Krysset i kolumnen Ta bort tar bort kopplingen och dess pass. Pass som ingår i en fastställd lönekörning, har frånvaro eller har stämplingar ligger kvar.

Ändringar i en schemamall påverkar inte pass som redan skapats. Vill man att ändringen ska gälla den anställde, avsluta kopplingen och koppla mallen på nytt från det datum ändringen ska gälla.