Inställningar för månadsavlönade
För att registrera den anställdas semestervillkor går du till fliken Anställda, väljer vilken anställd det gäller och klickar på Anställningsuppgifter i menyn till vänster.
Först anger du huruvida den anställda har semesterrätt eller får semesterersättning genom att välja rätt alternativ i rullgardinen på raden för semester:
När du väljer Semesterrätt anger du hur många semesterdagar per år som den anställda har rätt till, i rutan till höger.
Om du istället väljer Semesterersättning kommer det att betalas ut ett belopp som räknas procentuellt på den semestergrundande lönen. Procentsatsen bestäms av aktuellt anställningsavtal, normalt sett 12 procent.
Det tredje alternativet, Semesterersättning, sparad, betalar inte ut semesterersättning vid varje lönekörning utan sparar den. Du hittar det sparade beloppet i rutan för Semesterskuld som finns under fliken Saldon i anställningsbilden. Man tar sedan ut saldot via händelsen Semesteruttag, semesterers.
Om du varken vill att semesterrätt ska upparbetas eller att semesterersättning ska genereras automatiskt, ska du välja Ingen.
Ingående balanser
Om du börjar använda MaxPA under ett pågående semesterår går du in i fliken Semester i anställningsbilden. Under rubriken Innevarande semesterår lägger du in ingående balanser för intjänad och uttagen semester.
För att lägga in sparade semesterdagar från tidigare semesterår går du till rubriken Sparad semester. I spalten till vänster går du till raden för det semesterår som dagarna har sparats från. Du fyller i antalet dagar i rutan Sparad och under Omfattning fyller du i vilken sysselsättningsgrad som var aktuell då dagarna tjänades in. Här förekommer olika regler beroende på vilket kollektivavtal man följer. Klicka på Spara.
Vid rörlig semester ska rörliga belopp före start i MaxPA anges under fliken Saldo som finns i vänstermenyn i anställningsbilden. På raden för Semestergrund fyller du i IB, innevarande. IB, föregående fylls i för beräkning av semesterdaglön.
Rapportera semester
För anställda med semesterrätt kommer de händelser som är semestergrundande att automatiskt skapa semesterdagar. Från dessa dagar gör MaxPA avdrag för den frånvaro som inte är semestergrundande. Frånvaro som inte uppgår till 100 procent är emellertid fortfarande semestergrundande.
Sjukfrånvaro, föräldraledighet och VAB är exempel på frånvaro som är semestergrundande upp till ett visst antal dagar. Systemet tar dock för närvarande inte hänsyn till ledigheter som minskar semestern efter ett visst antal dagar.
I rapporteringsbilden och lönespecifikationen (ej PDF) kan du se genererade semesterdagar på raden för varje lönehändelse.
När den anställde tar ut sin semester rapporteras detta med händelsen Semesteruttag.
Uttag av sparad semester rapporteras med händelsen Semesteruttag, sparad.
När sparad semesterersättning ska betalas ut väljer du händelsen Semesteruttag, semesterers.
Semestertillägg
Semestertillägg skapas automatiskt om man har angivit detta i Inställningar > Semesterinställningar. Där anger du huruvida semestertillägget ska betalas ut i samband med semesteruttaget, eller i första lönekörningen på det nya semesteråret.
Semestertilläggets storlek bestäms av anställningsavtalet. I standardavtalet är semestertillägget 0,43 procent av månadslönen för varje betald semesterdag. Om arbetstagaren har fasta lönetillägg ökas månadslönen med dessa tillägg före beräkningen av semestertillägget.
Stöd för rörligt semestertillägg finns också. Rörligt semestertillägg används för anställda där den rörliga delen av lönen är stor. Det rörliga semestertillägget räknas ut baserat på hur stor den rörliga lönen var föregående semesterår. Formlerna för beräkningen varierar beroende på vilket kollektivavtal som används.
Rörlig semesterlön
Månadsanställda med stor andel rörlig lön, t.ex. provisioner, ska få rörlig semesterlön. Denna semesterdaglön räknas ut på samma sätt som för timanställda med semesterrätt (se ovan).
För att aktivera rörlig semesterlön skall man i fliken Semester bocka för Semesterdaglön.
När den anställde tar ut sin semester rapporterar man händelsen Semesteruttag. Då kommer två lönerader för semesterlönen respektive avdrag från månadslönen, att skapas.
Netto- och bruttodagar
Den som är anställd på deltid och arbetar färre än fem dagar i veckan har vad som kallas intermittent deltidsanställning. MaxPA tar hänsyn till detta vid beräkning av semesteruttag. Om man exempelvis normalt jobbar tre dagar i veckan och rapporterar tre dagars semesteruttag kommer dessa tre nettodagar att räknas om till fem bruttodagar (dvs. en arbetsvecka) med hjälp av en semesterfaktor. Denna omvandling aktiveras om man i fliken Anställningsuppgifter har angivit en omfattning lägre än 100 procent och fyllt i rutan Semesterfaktor.
| Antal arbetsdagar | Nettosemesterdagar | Semesterfaktor |
|---|---|---|
| 4 | 20 | 1,25 |
| 3 | 15 | 1,67 |
| 2 | 10 | 2,5 |
| 1 | 5 | 5 |
Semesteromräkning
Om man använder Uttagsår samma som intjänandeår görs tillägg eller avdrag på semesterlönen om omfattningen på anställningen har ändrats under året. Det innebär att om man exempelvis hade en genomsnittlig sysselsättningsgrad på 50 procent när semesterrätten tjänades in men arbetar 100 procent när semesterdagarna ska tas ut, kommer ett avdrag att göras.
Även när man tar ut sparad semester genereras avdrag eller tillägg om anställningens omfattning var annorlunda då semestern tjänades in jämfört med då den tas ut.