Kom igång med MaxPA

I denna guide går vi igenom vad du ska registrera för att göra din första lönekörning i MaxPA. Guiden beskriver grunderna i systemet och vad en småföretagare normalt sett behöver göra. Om du behöver ytterligare hjälp med att komma igång är du välkommen att boka en introduktionsutbildning.


Registrera anställda

När du har registrerat ditt konto på MaxPA är det dags att lägga in de anställda i företaget:

  • Gå till Inställningar > Anställningsavtal för att välja det/de avtal som är aktuella för företaget.

  • Återgå sedan till Anställda i menyn längst upp.

  • Om du själv är anställd i organisationen och ska ha lön ska du trycka på Lägg till dig själv som anställd.

  • För att lägga upp övriga anställda trycker du på Skapa anställning.

  • På den första sidan fyller du i den anställdas personuppgifter. Bankkonto är endast nödvändigt om du ska använda utbetalningsfiler. När du är klar trycker du på Spara.


Skatteuppgifter

  • Välj fliken Skatteuppgifter som finns till vänster. Om du angav personnummer i förra bilden så kommer rätt tabellskatt redan att vara ifylld. MaxPA hämtar uppgifterna automatiskt från Skatteverket. Det går också att trycka på knappen Hämta från Skatteverket för att upprepa frågan.

  • I rutan för Jämkning fyller du i den procentsats som den anställda har fått beslutad av Skatteverket efter en särskild ansökan.

  • Om den anställda har en annan huvudsaklig arbetsgivare eller inte arbetar hela året kan det vara lämpligt att dra av sidoinkomstskatt istället för tabellskatt. Kryssa då i Ej huvudarbetsgivare så kommer det att dras 30 procent i sidoinkomstskatt.

  • Om den anställda har en tjänstebil som ska förmånsbeskattas anger du koden för förmånsbilen i rutan Förmånsbil, kod. Via länken Hämta kod kan du söka fram koden på Skatteverkets hemsida. Ange sedan vilket slags drivmedel som är aktuellt, alternativt om arbetsgivaren står för kostnaden, Drivmedel betalt.

    Gå sedan till Händelser för att rapportera in själva förmånsvärdet och om det är en Bilförmån utom drivmedel eller om det ska göras ett Nettoavdrag för bilförmån. Glöm inte att kryssa i Återkommande händelse för att slippa registrera detta varje månad.

  • Om personen är delägare i aktiebolaget skall ni kryssa i Delägare m.fl. i fåmansföretag så att arbetsgivardeklarationen blir rätt.

  • Den först anställda medarbetaren i ett enmansföretag har sänkt arbetsgivaravgift. Bocka för rutan Näringsidkares första anställda för den person det gäller.


Anställningsuppgifter

  • För att registrera anställningsuppgifterna klickar du på Anställningsuppgifter i menyn till vänster när du befinner dig i fliken Anställda.

  • Fyll i datum för när anställningen började. Om den är tidsbestämd anges även slutdatum. För tillsvidareanställningar lämnas rutan för slutdatum tom.

  • Ange hur mycket den anställda har i månadslön eller timlön.

  • Välj vilket Avtal som gäller för den anställda.

  • I rutan för Omfattning fyller du i den aktuella sysselsättningsgraden.

  • En månadsavlönad har normalt 25 betalda semesterdagar. Välj Semesterrätt i rutan för Semester och skriv 25 i rutan till höger. Timanställda har oftast 12 procent semesterersättning. Välj Semesterersättning i rullgardinen. Ägare håller oftast reda på sin semester själva. Välj Semesterrätt och låt rutan till höger vara tom. För att läsa mer om semesterberäkningar klicka här.


Rapportering

  • Gå till Händelser i toppmenyn för att rapportera den anställdas lönehändelser. För månadsavlönade väljer du Månadslön och kryssar i Återkommande händelse för att slippa registrera den varje månad. För timavlönade ska du varje månad rapportera händelsen Timlön och ange antalet arbetade timmar.

  • Genom att trycka på någon av knapparna Frånvaro, Närvaro, Ersättningar eller Övrigt begränsar du de händelser som visas i rullgardinen Välj händelse. På så sätt blir det lättare att hitta. Om den månadsavlönade har varit frånvarande klickar du på Frånvaro och väljer sedan korrekt frånvarohändelse. Om den anställde exempelvis har arbetat övertid hittar du händelser för detta under Närvaro. Klicka här för att läsa mer om rapportering.


Periodavslut

När lönerapporteringen är klar är det dags att göra periodavslut. Gå till Period i toppmenyn för att komma till checklistan. Du fastställer den genom att klicka på Fastställ som finns under checklistan. Sedan klickar du på respektive rad för att utföra de olika åtgärderna:

  • Lönespecar - Meddelande om lönespecarna skickas till de anställda via e-post genom att du klickar på Skicka lönespecar. Du kan också ladda ner lönespecarna för utskrift.

  • Fastställande - Vi rekommenderar att du fastställer perioden innan du genomför utbetalningen. Du fastställer genom att klicka på Fastställ som finns under checklistan.

  • Utbetalning - På utbetalningssidan listas de nettolöner som ska betalas ut och till vilka bankkonton. Om du har aktiverat bankfil finns här en länk för att ladda ner denna.

  • Arbetsgivardeklaration på individnivå - Du lämnar in arbetsgivardeklarationen genom en knapptryckning från MaxPA. När du har gått in på Arbetsgivardeklaration finns knappen Lämna in under listan med de anställda. När du trycker på den skickas arbetsgivardeklarationen till Skatteverkets server.

    Efter att deklarationen lämnats in dyker två nya knappar upp: Visa kontrollresultat och Godkänn. Eftersom Skatteverket inte utför alla kontroller omedelbart vid inlämning kan man behöva trycka på Visa kontrollresultat för att kontrollera att inlämningen gick bra.

    För att godkänna den inlämnade deklarationen trycker du på Godkänn. Då kommer du till en djuplänk på Skatteverkets hemsida där du godkänner deklarationen med hjälp av BankID. Det finns också möjlighet att ladda ner deklarationen som XML-fil för att ladda upp den på Skatteverkets hemsida.

  • Bokföring - Här kan man ladda ner SIE-fil för import i bokföringssystemet. Om du använder Fortnox, 24SevenOffice, Speedledger eller Promikbook finns automatiskt export.

För att skapa nästa löneperiod trycker du på knappen Ny period.